Gap-analyse er en uunnværlig metode når din nåværende ytelse kontra potensielle ytelse skal vurderes.
Ved å identifisere hvordan midler og ressurser blir utnyttet (og muligens underutnyttet), gjør gap-analyse det mulig å nå bedriftens mål raskere – både på kort og på lang sikt.
-
Identifiser emnet som du vil gjennomføre en gap-analyse på. Det kan være alt som er avgjørende for driften, inkludert: inntjening, kostnadsreduksjon, produktutvikling osv.
-
Skriv ned emnet på et stort papir, slik som en Post-it® møteromsblokk, slik at teamet kan se det.
-
Noter hvor dere befinner dere i forhold til emnet på denne overflaten. Dette vil ofte være beregninger eller attributter, men kan også gjelde merkevarebygging (dvs. oppfatning av produktet).
-
Deretter noterer dere ned hvor dere ønsker å være innen en bestemt tidsramme. For eksempel: Ønsker dere å legge til tre viktige funksjoner til et produkt i løpet av de neste 18 månedene?
-
Fastslå hvordan gapet kan fylles. Noen vanlige metoder for å fullføre denne delen omfatter bruk av fiskebeinsmetoden eller gjennomføring av en SWOT-analyse. Eller så kan gapet fylles ved bruk av de «6 M-ene»:
- • Manpower – beskriv den nødvendige arbeidskraften
- • Metode – identifiser den nødvendige prosessen
- • Målinger – identifiser de nødvendige målingene
- • Maskiner – fastslå den nødvendige teknologien
- • Materiell – identifiser de nødvendige varene (fra råvarer til markedsføringsmateriell)
- • Minutter – hvor mye tid det vil ta å nå målet deres
-
Begynn å identifisere måter å fylle dette gapet på – samarbeid med viktige gruppemedlemmer for å identifisere tiltak som reduserer hvert gap, og datoer for når disse handlingene skal gjennomføres. Sjekk hvilke ressurser dere har for øyeblikket, og hva dere trenger for å håndtere hvert gap – samt et potensielt budsjett for hver del.
-
Gjennomfør regelmessige samarbeidsøkter på daglig, ukentlig, halv-ukentlig basis for å vurdere fremgangen og dokumentere hvilke tiltak som er igangsatt eller fullført.
