En effektiv måte å sikre at prosjekter går framover på er å visualisere prosessen – spesielt når du planlegger et prosjekt som involverer flere personer og/eller avdelinger.
Å lage en tidsplanleggingsmodell er en lettfattelig måte å hjelpe folk til å identifisere hvilket stadium et prosjekt er i, hva de nåværende kravene er og hva som snart skal skje. Avhengig av størrelsen på prosjektet, trenger du kanskje et stort lerret – slik som en Post-it® møteromsblokk – for å vise frem det nødvendige.
-
Start med å identifisere hva som skal leveres – hva må gjøres når? Bruk disse faktaopplysningene til å skrive ned oppgavene og aktivitetene som leveringene bygger på.
-
Definer detaljnivået som trengs for å skissere/administrere prosjektet. Ta bort alt som ikke er viktig å vise fram. Detaljene bør være på et konsistent nivå gjennom hele tidsplanen slik at alle forstår prosjektet og dette gjør det også enklere å oppdatere og vedlikeholde.
-
Skriv ned oppdateringer regelmessig for å vurdere hvordan det går med prosjektet og oppdater tidsplanen tilsvarende – et slikt nivå av åpenhet vil redusere ‘overraskelser’ og gjøre at alle er like oppdaterte.
-
Planlegg for det uforutsette. Vi har alle opplevd plutselige endringer eller forstyrrelser i prosjektene våre – så gi tidsplanleggingsdokumentet god plass til å tilpasses/justeres etter behov, i stedet for å måtte gjenskape det fra starten av med hver ny variabel som blir innført.
-
Gjennomgå prosjektet etter at det er gjennomført for å finne ut hva som var nyttig, hva som kunne vært utdypet og hva som manglet. Dette vil hjelpe deg å bli enda mer effektiv neste gang!
