I noen tilfeller er det å visualisere trinnene i en prosess den beste måten å planlegge/optimalisere dem på. Det enkle flytdiagrammet er en metode som er lett å bruke til å identifisere de inn- og utgående elementene i systemet ditt.
Vil du vite hvordan et system kan implementeres eller forbedres? Et enkelt prosess flytdiagram er en effektiv måte å kartlegge prosessen og dokumentere hvordan en bestemt oppgave gjøres. Begynn med å sette sammen et lite team som er kjent med prosessen, finn litt veggplass, samle noe skrivemateriell og bruk disse grove retningslinjene:
-
Lag en nøkkel som skal bidra til å kartlegge prosessen:
a. Langstrakte sirkler symboliserer vanligvis begynnelsen og/eller slutten på en prosess
b. Rektangler indikere instruksjoner eller handlinger.
c. Diamanter viser avgjørelser som må tas.Disse symbolene skal kobles til hverandre ved hjelp av piler, som viser flyten av prosessen.
-
Spør teamet: Hva er fokus i flytdiagrammet? Kartlegger dere en distribusjonskanal? En godkjenningsprosess? Sett dette fokuset på toppen av diagrammet og be hvert av teammedlemmene om å bruke litt tid på å skrive ned de viktigste prosesstrinnene for å nå fokusmålet.
-
Start diagrammet ved å tegne den avlange sirkelen på et Post-it® notatark og merk det med «Start».
-
Gå til den/det første handlingen/spørsmålet og bruk rektangelet eller diamanten, avhengig av ditt spesifikke scenario. Skriv ned handlingen/spørsmålet og koble den/det med en pil til «Start»-symbolet. (Tips: Bruk en Post-it® Super Sticky etikettrull til å lage pilen slik at den er flyttbar i tilfelle diagrammet deres endres.)
-
Fortsett slik gjennom hele prosessen. Dokumenter handlingene og beslutningene deres i den rekkefølgen de oppstår, og dokumenter en eventuell oppdeling i henhold til en beslutning. Noen avgjørelser kan ha to (eller flere) ulike utfall, som fører spor i ulike retninger – kartlegg alle. Integrer alle handlinger og beslutninger med en pil.
-
Når dere har kartlagt hele prosessen, plasserer dere en avlang sirkel på slutten og merker den med «Slutt».
-
Be teamet ditt om å granske diagrammet. Finnes det måter å forbedre prosessen på? Bør flere trinn legges til? Er de rette personene i de rette rollene? På dette tidspunktet kan du få nye perspektiver på effektiviteten i fremdriften.
