Er du en Mesterlig Magiker? I så fall er du muligens allerede god til å balansere ambisiøse og langsiktige mål med dagliglivets krav om å få unnagjort ting. Du kan håndtere alt som en sjef — du er en ekspert til å prioritere, et organiseringsorakel og en dreven samarbeidspartner. Selv de klokeste mestre vet at perfeksjon er uoppnåelig.
Vi har noen flotte tips som selv den mest produktive fagperson vil nyte godt av, og som vil gi nye innsikter i det å opprettholde en sterk organisering.
Del opp dine oppgaver inn i fire kvadranter, og få et fugleperspektiv på dine høyeste prioriteringer.
Hvis du er en kløpper til å lage lister når du har mye å gjøre, kan kvadrantmetoden hjelpe deg å håndtere oppgavene dine med godt overblikk. Det opp dine oppgaver i fire like kvadranter – ved å bruke Post-it® Super Sticky Store Notatblokker, som vil gi deg plassen du trenger og lar deg klebe der du vil se dem best. Merk dine kvadranter som du selv ønsker, men begrens deg selv til fire! For å finne ut hva disse skal være, finn ut av det ved å samle gjøremålslister fra tidligere uker, kalenderavtaler og alt annet du har skrevet ned i det siste.
Så snart du har en total oversikt kan du gruppere oppgavene dine – store og små – inn i de fire mest opplagte kategoriene. Denne teknikken gjør det lettere å planlegge og balansere alle dine daglige og ukentlige oppgaver og ansvarsområder, og Post-it® produktene hjelper deg med å holde fokus. Med Kvadrantmetoden vil du ikke bare få ting gjort — du vil designe ditt eget unike system.
Et tidslinjediagram hjelper deg å se forberedelser og tidsfrister, alt på en gang.
Tidsplaner kan fungere utmerket til å følge prosjekter med mange uavhengige oppgaver som kun kan begynne når andre er fullført. Post-it® Møteromsblokker fungerer godt til dette. Tegn opp et rutenett for å lage en kalender, skriv inn viktige milepæler på visse datoer og skriv ned alle oppgaver som trengs for å oppnå hver milepæl på ulike Post-it® Super Sticky Notatblokker, 100 mm x 100 mm. Plasser notatene til hver oppgave på mellomliggende kalenderdager i prioritert rekkefølge. Ettersom notatene enkelt kan fjernes og gjenbrukes, kan du flytte oppgaver rundt ved behov, eller ta dem bort når de er fullført. Dette gir deg en enkel synlig referanse for å kunne se statusen til prosjektet ditt, og lar deg oppdatere enkelt i sanntid. Du vil håndtere prosjekter mer effektivt enn noensinne, og aldri gå slipp av viktige detaljer.
Opprett to lister på notatark ved siden av hverandre – én for avtaler og møter, og den andre for det du vil oppnå her.
Selv de mest erfarne listeveteraner kan finne det utfordrende å prioritere viktige oppgaver. Ved å bruke Post-it® Super Sticky Notatblokker 102 mm x 152 mm, kan du dele din liste i to. På notatet til venstre lag en kronologisk liste over dine oppgaver – det være seg møter, konferansesamtaler eller avtaler. På notatet til høyre rams opp det du håper å få gjort i løpet av dette arrangementet, slik som det å komme opp med en plan eller å diskutere et spesielt tema. Etter at du er ferdig med å skrive den kronologiske listen, legg til andre oppgaver som må gjøres den dagen, i prioritert rekkefølge. På den måten kan du sjekke listen din ved nedetid, og se hvilke oppgaver du kan håndtere mellom avtaler, eller hvilke som må flyttes rundt på. Hvis du bruker en planleggingsdagbok kan du overføre disse oppgavene til Post-it® Notatblokker, 38 mm x 51 mm og feste dem på den dagen de skal være unnagjort – du kan enkelt replassere om datoen skulle endre seg.
Å være effektiv og produktiv er en kunstform i kontinuerlig utvikling – noen ganger trenger du en ny tilnærming for å holde tritt med saker og ting. Nå som du har nye organiseringsverktøy til rådighet vil du være i stand til å takle omtrent hva som helst som kommer din vei.
Kilder:
https://www.fastcompany.com/3057847/how-to-be-a-success-at-everything/this-googler-explains-how-to-design-your-time-rather-than-
http://mashable.com/2015/06/23/daily-schedule-working/#hSmBIIHxcOqW
http://www.fastcompany.com/3026738/work-smart/5-ways-to-make-your-to-do-lists-more-effective